เลขาบริหาร

เลขาบริหาร

เลขานุการเปรียบเสมือนมือขวาของผู้บริหาร

           เลขานุการเป็นงานที่มีความสำคัญต่อหน่วยงาน ว่ากันว่าความก้าวหน้าและความสำเร็จของหน่วยงาน ส่วนหนึ่งก็ขึ้นอยู่กับเลขานุการ

           เลขานุการ คือ ผู้ช่วยแบ่งเบาภารกิจของผู้บริหาร ช่วยอำนวยความสะดวก และช่วยให้งานสำเร็จลุล่วงและรวดเร็วยิ่งขึ้น  เลขานุการต้องรู้และเข้าใจทุกสิ่งทุกอย่างที่เจ้านายรู้และเข้าใจ ต้องสามารถพลิกแพลงผกผันจัดการงานให้เดินราบรื่นคล้องจองไปกับความต้องการ และความจำเป็นของงานและตัวเจ้านาย ต้องประสานงาน(ไม่ใช่ประสานงา นะคะ แต่บางครั้งการประสานงาน ก็มีเรื่องฮา ๆ เหมือนกันนะ )กับคนทั้งภายในและภายนอกองค์กร

            การจะเป็นเลขานุการที่ดีได้นั้น จำเป็นต้องอาศัยการเรียนรู้ การพัฒนาความรู้ความสามารถให้มีคุณภาพ

ความสำคัญและความจำเป็นของงานด้านเลขานุการ

        ในปัจจุบันผู้บริหารต่างมองเห็นความสำคัญและความจำเป็นที่ต้องมีเลขานุการที่มีความรู้ความสามารถไว้ช่วยงาน  เนื่องจากผู้บริหารมีภาระในการทำงานที่สำคัญ ๆ ในเรื่องต่าง ๆ เช่น การวางแผนการดำเนินงานของหน่วยงาน  การกำหนดนโยบายของหน่วยงานเพื่อให้เกิดความก้าวหน้าและประสบความสำเร็จ  การตรวจและติดตามผลการดำเนินงานของหน่วยงาน  ดังนั้นผู้บริหารจึงต้องการผู้ที่มีความรู้ความสามารถและไว้วางใจได้มาช่วยงาน เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระการทำงานในด้านต่าง ๆ และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วถูกต้องตามที่ต้องการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเลขานุการนั้นมีอิทธิพลต่อการทำงานของผู้บริหารทั้งทางตรงและทางอ้อม จึงนับได้ว่าเลขานุการเป็นผู้ที่มีส่วนสำคัญอย่างมากที่จะทำให้งานของผู้บริหารประสบผลสำเร็จหรือล้มเหลวได้

        ดังนั้น ในการดำเนินธุรกิจประเภทต่าง ๆ จึงจำเป็นต้องพึ่งพาอาศัยผู้ที่ทำงานในหน้าที่เลขานุการด้วยกันทั้งสิ้น  หรืออาจกล่าวได้ว่าเลขานุการเป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญและความจำเป็นต่อหน่วยงานต่าง ๆ ทุกประเภทนั่นเอง  ดังคำกล่าวที่มีผู้เปรียบเปรียบเปรยไว้ว่า "ถ้าเลขานุการในโลกนัดหยุดงานพร้อม ๆ กันแล้วธุรกิจทุกอย่างทั่วโลกต้องหยุดชะงักตามไปด้วย" 

        จึงสรุปได้ว่างานอาชีพเลขานุการเป็นงานที่มีความสำคัญและมีความจำเป็นต่อผู้บริหารและการดำเนินธุรกิจที่จะขาดเสียมิได้  แต่สิ่งที่สำคัญที่ทำหน้าที่เลขานุการควรมีทักษะความรู้ ความสามารถในการปฏิบัติงานสำนักงานในทุก ๆ ด้าน โดยเฉพาะในปัจจุบันเลขานุการจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศและสามารถใช้คอมพิวเตอร์ได้เป็นอย่างดี  ตลอดจนเป็นผู้ที่มีคุณธรรมในการปฏิบัติหน้าที่  ซึ่งจะนำไปสู่ความร่วมมือร่วมใจในการทำงานของบุคลากรทุก ๆ ฝ่าย

ความหมายของคำว่า "เลขานุการ"

        "เลขานุการ" สนธิมาจากคำว่า "เลขา+อนุการ" เป็นเลขานุการ  ซึ่งความหมายของ "เลขา" แปลว่า ลาย รอยเขียน ตัวอักษร การเขียน งามดังเขียน  ส่วนคำว่า "อนุการ" แปลว่า การทำตาม การเอาอย่าง อย่างไรก็ตาม จากพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน ฉบับปี พ.ศ. 2542 ให้ความหมายของคำว่า "เลขานุการ" หมายถึง  ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือหรืออื่น ๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง

        ในภาษาอังกฤษ Secretary ซึ่งมีรากศัพท์มาจากภาษาลาตินว่า "Secretum" หรือ "Secret" แปลว่าความลับ  ดังนั้น Secretary จึงเป็นว่าผู้ความลับ ผู้รักษาความลับ  ฉะนั้น  การรักษาความลับ จึงเป็นคุณสมบัติที่สำคัญอย่างยิ่งของผู้ที่ทำหน้าที่ในตำแหน่งเลขานุการ

        นอกจากนี้ ยังแยกศัพท์ของตัวอักษรที่ประกอบเป็นคำว่า Secretary ได้ดังนี้

        S =    Sense             คือ  ความสำนึกในหน้าที่ว่าสิ่งใดความทำและไม่ควรทำ

        E =    Efficiency       คือ  ความสามารถในการปฏิบัติงานได้มีประสิทธิภาพ

        C =    Courage         คือ  ความกล้าหาญ กล้ากระทำในสิ่งที่ดีโดยไม่กลัวว่าจะเกิดความผิด

        R =    Responsibility  คือ  ความรับผิดชอบในการทำงาน

        E =    Energy           คือ  การมีกำลังใจ มีสุขภาพดี

        T =    Technique       คือ  การมีเทคนิคในการทำงาน

        A =    Active            คือ  ความว่องไวไม่ล่าช้าเพื่องานจะได้สำเร็จตามจุดมุ่งหมาย

        R =    Rich              คือ  ความเป็นผู้มีคุณธรรม

        Y =    Youth             คือ  ความมีชีวิตชีวา อยู่ในวัยหนุ่มสาว

        นอกจากงานในตำแหน่งเลขานุการแล้ว  ยังมีลักษณะงานที่มีตำแหน่งหน้าที่ใกล้เคียงกับงานอาชีพเลขานุการที่มักจะได้ยินกันอย่างแพร่หลาย  คือ "เลขาธิการ" และ "อักษรเลข"

        ตำแหน่งเลขาธิการนี้หมายถึง  ผู้ดำรงตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง เช่น เลขาธิการคณะรัฐมนตรี  เลขาธิการรัฐสภา  เลขาธิการพรรคการเมืองต่าง ๆ เป็นต้น

        สำหรับตำแหน่งอักษรเลข หมายถึง  ตำแหน่งในคณะกรรมการการปกครองส่วนท้องถิ่นที่มีมาแต่โบราณ  ใช้เรียกผู้ทำหน้าที่เลขานุการของผู้ว่าราชการจังหวัด

บทบาทหน้าที่ของเลขานุการในส่วนที่สำนักงานเลขานุการกรมรับผิดชอบ

                ตามกฎกระทรวงแบ่งส่วนราชการกรมส่งเสริมการเกษตร  พ.ศ.  2545  ได้กำหนดให้สำนักงานเลขานุการกรมมีอำนาจหน้าที่ดำเนินการเกี่ยวกับงานช่วยอำนวยการและงานเลขานุการของกรม  โดยมีฝ่ายช่วยอำนวยการและประสานราชการเป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่ความรับผิดชอบควบคุมดูแลงานเลขานุการของนักบริหารและเจ้าหน้าที่ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบปฏิบัติงานในฐานะเลขานุการผู้บริหาร  คือ  “เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป”

                บทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป  ตามโครงสร้างอัตรากำลังของกรมส่งเสริมการเกษตรกำหนดใช้  ดังนี้

                “ เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป  มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการศึกษาวิเคราะห์ เพื่อจัดวางระบบประสานระหว่างราชการบริหารส่วนกลางกับสำนักส่งเสริและพัฒนาการเกษตรเขต   และหน่วยงานของกรมส่งเสริมการเกษตรในส่วนภูมิภาคการกำหนดแนวทางและการจัดทำแผนการจัดสรร  บริหารจัดการด้านงบดำเนินงานและโครงสร้างทางกายภาพของสำนักส่งเสริมและพัฒนาการเกษตรเขต   สำนักงานเกษตรจังหวัด  และสำนักงานเกษตรอำเภอ   ดำเนินการเกี่ยวกับงานช่วยอำนวยการ  ตลอดจนปฏิบัติงานเลขานุการผู้บริหารของกรมส่งเสริมการเกษตร  และปฏิบัติหน้าที่อื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย”

                ดังนั้น  จะเห็นได้ว่ากรมส่งเสริมการเกษตรได้ให้ความสำคัญต่องานเลขานุการผู้บริหาร   จึงได้กำหนดให้เป็นงานหนึ่งในบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของสำนักงานเลขานุการกรม  ฝ่ายช่วยอำนวยการและประสานราชการ  โดยอัตรากำลังที่กำหนดไว้เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป  1  คน   ต่อผู้บริหารกรมฯ  1  คนซึ่งอัตรากำลังที่กำหนดไว้นี้   ในความเป็นจริงการปฏิบัติงานให้เป็นไปบทบาทหน้าที่เลขานุการที่ดี  เป็นสิ่งที่เป็นไปไม่ได้เลย  เพราะลักษณะงานในหน้าที่ความรับผิดชอบเกินกว่าอัตรากำลังเจ้าหน้าที่เพียง 1  คนจะแบกรับภาระ    ดังนั้น ในทางปฏิบัติผู้บริหารจะมีการขอยืมอัตรากำลังเจ้าหน้าที่ตำแหน่งอื่น ๆ   มาช่วยปฏิบัติงานเป็นทีมเลขานุการผู้บริหารโดยตลอด    ซึ่งลักษณะการขอยืมอัตรากำลังเจ้าหน้าที่มาช่วยปฏิบัติงานเลขานุการผู้บริหารนี้  บางครั้งสำนักงานเลขานุการไม่สามารถควบคุมบังคับบัญชาได้  ฉะนั้น องค์ความรู้เรื่อง  “การพัฒนาบทบาทหน้าที่ของเลขานุการผู้บริหาร : บุคลิกภาพและการมีมนุษย์สัมพันธ์ของเลขานุการผู้บริหาร” ที่สำนักงานเลขานุการได้จัดทำขึ้นนี้  จะนำไปเป็นเครื่องมือในการผลักดันพัฒนาบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้บริหารในส่วนที่เป็นอัตรากำลัง  สังกัดสำนักงานเลขานุการกรมโดยตรงต่อไป  แต่สำหรับเจ้าหน้าที่   ซึ่งเป็นอัตรากำลังในส่วนที่ขอยืมจากหน่วยงานอื่นนั้น   ทางผู้ที่มีปฏิสัมพันธ์ด้วยคงจะต้องช่วยผลักดันให้เจ้าหน้าที่เหล่านี้นำองค์ความรู้ที่ได้จัดทำขึ้นนี้ไปปฏิบัติต่อไปด้วย

 หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการทั่ว ๆ ไป    สรุปได้ดังนี้

        1.  ดูแลรับผิดชอบจดหมายเข้าและจดหมายออก

        2.  จดชวเลขการสั่งงานและถอดข้อความจากชวเลขได้รวดเร็วและถูกต้อง

        3.  เขียนจดหมายโต้ตอบและพิมพ์งานต่าง ๆ ที่สำคัญ  ตลอดจนรู้และสามารถ อัดสำเนาเอกสารได้

       4.  รวบรวมเอกสารข้อมูล  เพื่อเตรียมเขียนรายงานและร่างสุนทรพจน์  พิมพ์ร่างเอกสารที่จะนำไปพิมพ์โฆษณา

       5.  โทรศัพท์ติดต่องานและรับโทรศัพท์

       6.  ต้อนรับผู้ที่มาติดต่อและจัดการนัดหมายให้นายจ้าง

       7.  ช่วยจัดการเกี่ยวกับการประชุม

       8.  จัดทำบันทึก  รายงาน  ร่างเอกสารต่าง ๆ  ทำสถิติ  แผนงาน  แผนภาพ  ตลอดจน  

           สามารถวางรูปแบบพิมพ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในสำนักงาน

      9.  เขียนและส่งโทรสารบางโอกาส

      10.  เก็บและรักษาเอกสารให้เป็นระเบียบ  ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการ

      11. ช่วยวางระเบียบต่าง ๆ และตรวจตราความเรียบร้อยของงานแทนนายจ้าง

      12.  จัดหาหนังสืออุเทศต่าง ๆ  ที่จำเป็น

      13.  จัดการชำระค่าเช่า  ค่าประกันภัย  และค่าภาษีต่าง ๆ

     14.  จัดการบัญชีการเงินของสำนักงาน  ติดต่อธนาคาร  บริษัทประกันภัย  จ่ายเงินเดือนพนักงาน

    15.  ควบคุมเสมียนพนักงานและประสานงาน  โดยรับคำสั่งจากนายจ้างมาแจ้งแก่คนงาน  และนำเสนอความคิดเห็นของคนงานมายังนายจ้าง

      16.  เสนอหนังสือและส่งหนังสือที่สั่งการแล้วไปยังแผนกต่าง ๆ

   17.  ช่วยผู้บังคับบัญชาปรับปรุงภาระการทำงาน  และดูแลความสะอาดเรียบร้อยของสำนักงาน

         18.  จัดซื้อเครื่องทุ่นแรง  อุปกรณ์สำนักงาน  ตลอดจนเครื่องเขียนและวัดสุที่จำเป็น

      19.  งานด้านคอมพิวเตอร์  ต้องดูแลการวางระบบคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยงานด้านเอกสารสามารถใช้งานคอมพิวเตอร์ทั้งการเก็บข้อมูลและจัดทำสถิติได้ด้วย

ประเภทของเลขานุการ

        เลขานุการสามารถแบ่งตามหลักวิชาการและตามคุณสมบัติได้ดังนี้

        1.  ตามหลักวิชาการ  แบ่งประเภทเลขานุการออกเป็น 4 ประเภท คือ

            1.1  เลขานุการประจำตำแหน่ง (Position Secretary) คือ ตำแหน่งประจำที่ได้กำหนดไว้อย่างแน่นอนในหน่วยงานหรือองค์การ โดยกำหนดอัตราเงินเดือนและหน้าที่ไว้แน่นอน ได้แก่ เลขานุการกรม เลขานุการองค์การ และเลขานุการบริษัท

            1.2  เลขานุการประจำตัวบุคคล  หรือเลขานุการส่วนตัว (Private or Personal Secretary) หมายถึง เลขานุการส่วนตัวที่ปฏิบัติหน้าที่ตามคำสั่งโดยตรงของผู้บังคับบัญชา  เลขานุการจะทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยทั้งในงานและกิจการส่วนตัว ได้แก่เลขานุการนายกรัฐมนตรี เลขานุการนักธุรกิจ นักแสดง เป็นต้น

            1.3  เลขานุการกิติมศักดิ์ (Honorable Secretary) คือ บุคคลที่ได้รับเชิญให้มาทำหน้าที่เลขานุการในกรณีพิเศษ เป็นตำแหน่งที่มีเกียรติ ส่วนมากจะเกี่ยวกับงานการกุศล สมาคม จะไม่มีเงินตอบแทนหรือเงินเดือนประจำ เช่น เลขานุการสภากาชาดไทย

            1.4  เลขานุการพิเศษ (Special Secretary)  คือ ผู้ที่มีตำแหน่งหน้าที่และได้รับเงินเดือนประจำอยู่แล้ว แต่ได้รับเชิญหรือแต่งตั้งให้ทำหน้าที่เลขานุการเป็นการชั่วคราวหรือเป็นการเฉพาะในงานใดงานหนึ่ง  เมื่อสิ้นสุดลงตำแหน่งเลขานุการก็จะพ้นหน้าที่ตามไปด้วย ได้แก่ เลขานุการในการประชุม การอบรม การสัมมนา

        2.  ตามคุณสมบัติ แบ่งออกเป็น 3 ประเภทคือ

            2.1  เลขานุการบริหาร (Executive Secretary or Administrative Secretary) หรือเลขานุการองค์การ คือ เลขานุการที่ทำหน้าที่ช่วยงานในด้านการบริหารงานต่าง ๆ ของผู้บริการ เช่น ด้านนโยบาย งานวางแผน การประสานงาน เลขานุการประเภทนี้มักมีผู้ช่วยที่เรียกว่า Correspondence Secretary มาช่วยปฏิบัติงานด้านเอกสารให้

            2.2  เลขานุการอาวุโส หรือเลขานุการชั้นสูง (Senior Secretary) หมายถึง  เลขานุการที่มีประสบการณ์ในการทำงานมานาน เป็นที่ยอมรับนับถือและได้รับความไว้วางใจจากนายจ้างหรือผู้บังคับบัญชามอบหมายอำนาจหน้าที่และตัดสินใจในการปฏิบัติงานมากกว่าเลขานุการระดับต้น

            2.3  เลขานุการระดับต้น (Junior Secertary) หรือเลขานุการระดับสามัญ หมายถึง เลขานุการที่พึ่งสำเร็จการศึกษาใหม่และยังไม่มีประสบการณ์ในการทำงานมาก่อน ลักษณะงานที่ปฏิบัติส่วนใหญ่เป็นงานประจำวัน (Routine) หรือการปฏิบัติงานทั่วไปในสำนักงาน

ความก้าวหน้าในงานอาชีพเลขานุการ

เลขานุการบริหาร หรือ เลขานุการองค์การ

เลขานุการอาวุโส หรือ เลขานุการชั้นสูง

เลขานุการชั้นต้น หรือ เลขานุการสามัญ

พนักงานชวเลขชั้นสูง

พนักงานชวเลขชั้นต้น

พนักงานพิมพ์ดีด

คุณสมบัติโดยทั่วไปของเลขานุการ

    1.  มีความจำดี

    2.  มีความซื่อสัตย์ต่อนายจ้างหรือผู้บังคับบัญชา

    3.  มีความสามารถในการทำงานได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว

    4.  มีไหวพริบปฏิภาณและตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว

    5.  เป็นผู้รักษาความลับได้ดี

    6.  เป็นผู้ตรงต่อเวลา  รู้หน้าที่

    7.  เป็นผู้ที่มีอารมณ์ขัน

    8.  มีมานะอดทนและขยันทำงาน

    9.  มีมารยาทและความประพฤติดี

    10.  มีความรู้กว้างขวาง ทันเหตุการณ์

    11.  แต่งกายเรียบร้อย สุภาพ เหมาะสมกับกาลเทศะ

    12.  รู้จักลำดับความสำคัญก่อนหลังของงาน

    13.  มีมนุษยสัมพันธ์ดี

คุณสมบัติเฉพาะของผู้ประกอบอาชีพเลขานุการ

    1.  มีบุคลิกลักษณะและอุปนิสัยที่ดี (Good Character and Personality) หรือบุคลิกภาพและเจตคติที่ดี 

    2.  มีความรู้เกี่ยวกับเทคนิคในงานอาชีพเลขานุการ (Secretarial Technique)

        2.1  การจดชวเลขและถอดข้อความ

        2.2  การร่างและโต้ตอบจดหมาย

        2.3  การพิสูจน์อักษรและการจัดพิมพ์

        2.4  งานพิมพ์ดีดและคอมพิวเตอร์

        2.5  การใช้โทรศัพท์

        2.6  การแยกประเภทจดหมายและเอกสาร

        2.7  การเก็บและรักษาเอกสาร

        2.8  การต้อนรับและการนัดหมาย

        2.9  มารยาทในการติดต่อและเข้าสังคม

        2.10  การเตรียม การจัด การบันทึกและการจัดทำรายงานการประชุม

        2.11  การเตรียมการเดินทางและการปฏิบัติงานระหว่างผู้บริหารไม่อยู่

        2.12  การประสานงานทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน

        2.13  การจัดซื้อและการเตรียมอุปกรณ์ในการปฏิบัติงาน

        2.14  ความรู้ในการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ

    3.  พื้นความรู้ทั่วไป (General Background) คือ ความรู้ทั่วไปในการปฏิบัติงาน เช่น ความรู้เกี่ยวกับภาษี กฎหมาย การธนาคาร เป็นต้น

    4.  การผ่านการฝึกงาน (Apprentivesship) เลขานุการควรผ่านการฝึกงานก่อนที่จะเข้าปฏิบัติงานหรือรับตำแหน่งเลขานุการเพราะความรู้ทางด้านทฤษฎีอย่างเดียวนั้นยังไม่เพียงพอต่อการทำงานในหน้าที่ นอกจากนี้การฝึกงานยังช่วยให้การปฏิบัติงานมีข้อบกพร่องน้อยลงและช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงานได้มากยิ่งขึ้น